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ARCHIVIERUNG
von Dr. Martin Stürzlinger, Archiversum (www.archiversum.com)
In der IT-Fachsprache und häufig im allgemeinen Sprachgebrauch ist Archivieren das
effiziente Lagern von digitalen Daten oder physischen Objekten/Dokumenten. Dies umfasst viele Tätigkeiten, vom geordneten Ablegen von Dokumenten
bis zur Erzeugung einer komprimierten Datei. Dies ist aber nur das örtliche Verlagern an einen sicheren oder günstigeren Platz bzw. eine
Sicherung im Rahmen eines „Back-Up“. Archivieren in unserem Sinn unterscheidet sich von diesem Speichern oder Lagern.
Archive sind immer eine Organisation. Es bedarf immer einer verantwortlichen Person, die Regeln definiert, was, wann, warum und für
wie lange archiviert wird. Die Durchführung kann dann teilweise automatisiert werden. Archive bedürfen einer Betreuung, die dafür
sorgt, dass immer nur relevante Information archiviert wird. Sie sorgt auch dafür, dass Information so beschrieben ist, dass sie durch
verschiedene Nutzerkreise mit unterschiedlichen Berechtigungen wieder gefunden werden kann. Der Vorgang des Beschreibens und Suchens wird dabei
häufig von IT-Systemen unterstützt.
Archiviert werden aufgezeichnete und bewusst ausgewählte Daten und Dokumente. Die
Auswahl richtet sich nach der rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung der Information und der Organisation.
Nur das „Archivwürdige“ wird bewahrt. Alles andere wird nach einem definierten Zeitraum bewusst gelöscht bzw. vernichtet.
Archiviert wird häufig, aber nicht unbedingt an einem bestimmten Ort. Archivierte Dokumente können auch an verschiedenen
Stätten oder in unterschiedlichen IT-Systemen liegen. So können Verträge in der Vertrags-Applikation bereits nach der Unterzeichnung
archiviert sein.
Wichtig sind
• eine verantwortliche Person,
• die Kennzeichnung der Information als archiviert und
• dass die Information jederzeit unverändert, vollständig und verständlich zur
Verfügung gestellt werden kann.
In
der Realität zeigt sich, dass die meisten Organisationen keine klaren Verantwortlichkeiten definiert haben und die IT-Systeme nicht die
ausreichende Kennzeichnung und den Schutz bieten. Daher ist fast immer die Archivierung in separaten Räumen und IT-Systemen zu empfehlen.
Wie
lange wird archiviert? Ein Archiv in unserem Sinne bewahrt Informationen für einen längeren Zeitraum auf. In der Regel wird Information
für einen bestimmten Zweck erzeugt, verändert und gespeichert. Die Aufbewahrung länger als dieser unmittelbare Zweck definiert
die Archivierung. Das Ende der Archivierung wird durch den festgelegten Zweck der Archivierung definiert. Fällt dieser Zweck weg, dann werden
archivierte Daten gelöscht bzw. Dokumente vernichtet. Oft werden Unterlagen „auf Dauer“ archiviert, eine Vernichtung ist also nicht
geplant.
Das Speichern aller Urlaubsfotos auf der Festplatte oder einer CD ist kein Archivieren. Archivieren ist
die Auswahl der schönsten 30 Fotos, ihre Beschreibung (Datum, Ort, abgebildete Personen, Ereignisse) und sichere Speicherung bzw. Druck in einem
Fotobuch. Dieses Archiv wird von einer Person so lange aufbewahrt, wie es entweder für die Erinnerung an den Urlaub notwendig ist oder für
unbestimmte Zeit, falls damit die Absicht verknüpft ist, diese Fotos an die nächste Generation weiter zu geben.
