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INFORMATIONSMANAGEMENT
Wer managt Information(en) so, wie auch andere Ressourcen gemanagt werden? Zu den üblichen Verdächtigen zählen Informatiker und IT-Experten mit ihrem technischen Wissen ebenso wie die Content-Produzenten selbst und die Hüter der Bibliotheken, Archive und Datenbanken, die Informationen vorrätig halten und bei Bedarf Medien oder Dokumente zur Verfügung stellen. Ist somit jeder, der Information als Produkt oder Dienstleistung anbietet, deshalb schon ein Informationsmanager? Eher nicht, aber sie alle sollten Teil einer umfassenden Informationsstrategie sein, die von einem Informationsmanager entwickelt und umgesetzt wird. Gerade in kleinen und mittleren Betrieben kann sich auch eine Chance für Informationsexperten im Bereich des Informationsmanagements ergeben, wenn sie über betriebswirtschaftliche und Schnittstellenkompetenz verfügen.
Der internationale Standard "ISO 5127:2001(en) Information and documentation — Vocabulary" definiert Informationsmanagement mit den Worten "planning, control and exploitation of information sources within an institution".
Das Management der Unternehmensressource "Information" kann durch den (Qualitäts-)Management-Kreislauf "Plan-Do-Check-Act" (kurz: P-D-C-A-Zyklus) beschrieben werden und erfordert darüber hinaus ein tiefes Verständnis für die Natur von Information als immaterielles Gut mit seinen technischen, betriebswirtschaftlichen, sozialen und administrativen Implikationen innerhalb der Institution.
Planen (plan)
Der Plan beschreibt Aktivitäten und Maßnahmen. Ihm liegt eine Strategie zugrunde, die wiederum der Erreichung von Zielen dient. Informationsziele tragen zu den Unternehmenszielen bei.
Umsetzen des Plans (do)
Zu den operativen Aktivitäten im Informationsmanagement zählen u.a.
- die Sicherstellung der Versorgung der Entscheidungsträger mit relevanten Informationen (Informationsbeschaffung und -vermittlung);
- die Sicherstellung der internen Kommunikation und der damit verbundenen Administration (Speicherung/Archivierung, Netzwerk- und Serveradministration), Infrastruktur (Helpdesk, Inter-/Intranet, Kataloge/Datenbanken, Bibliothek/Lesesaal) und Services (Vermittlung/Versorgung, Bibliotheksdienst, Content Management, IT-Services);
- die Sicherung der Qualität von Informationen;
- die Sicherung der Informationen selbst (Compliance, Datenschutz, online/offline Verfügbarkeit, Schutz und Erhaltung der Dokumente und Medien).
Kontrolle (check)
Messen und Management gehören zusammen wie Daten und Dokumentation. Anhand von Leistungskriterien und -kennzahlen (Key Performance Indicators) kann der verantwortliche Manager jederzeit den Zielerreichungsgrad (Effektivität) seiner Aktivitäten und das Kosten-Nutzen-Verhältnis (Effizienz) der Maßnahmen quantitativ feststellen und im Bedarfsfall entsprechende korrigierende Maßnahmen setzen.
Implementieren (act)
Nachdem die Prozesse "Do" und "Check" erfolgreich durchlaufen und die Maßnahmen optimiert wurden, kann der (adaptierte) Plan schließlich implementiert werden. Dazu zählen nicht nur korrigierende, sondern auch verbessernde und innovative Prozesse. Die Erkenntnisse daraus fließen wiederum in die Planung des nächsten Jahres oder des nächsten Projektes ein, womit sich der Management-Zyklus wiederholt.
Nur wenn alle Beteiligten die genauen Zielsetzungen, die geplanten Umsetzungsstrategien und die Erfolgs- bzw. Leistungsindikatoren kennen und akzeptieren, lassen sich diese Methoden sinnvoll einsetzen. Daher beginnt Informationsmanagement mit innerbetrieblicher Informationspolitik (information governance).
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